Conditions générales de vente
À lire avant d’acheter votre PASS
En cas d’annulation d’intervenants, un ou plusieurs conférenciers de remplacement pourront être proposés. Dans ces deux cas, aucun remboursement ne pourra être demandé (voir article 6.7).
Les participants doivent être informés que les conférences pourraient filmées. En souscrivant à un PASS RR3, RR4 ou RR5, le public s’expose à apparaître sur les images, vidéos ou films qui pourront être produits après l’événement.
Les personnes ne souhaitant pas être filmées sont invitées à opter pour l’achat d’un PASS RR2. En outre, elles seront informées dès leur arrivée, au moyen des affichages et annonces présentes dans le hall du congrès, des numéros de rangées (réservées au PASS RR2) qui ne seront pas soumis à la captation du public.
Tout achat d’un PASS vaut acceptation des présentes conditions générales de vente. Tout recours après l’événement ne saurait faire valoir une quelconque indemnité ou réclamation forfaitaire de droit à l’image.
Préambule
Les présentes conditions générales régissent exclusivement les ventes de billets du congrès EX-SITU via le site www.exsitu-congres.com.
Conditions d’acceptation
En acceptant les CGV, le participant accepte toutes les prescriptions ainsi que toutes celles que des circonstances particulières ou nouvelles imposeraient. Il s’engage, en outre, à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur qui suivent.
ARTICLE 1 – TARIFICATIONS
1.1 PASS d’entrée
Les prix des PASS sont indiqués en euros TTC. Aucun pass ne pourra être vendu sur place le jour de l’événement. Tout achat se fait uniquement via le site exsitu-congres.com. Les places pour l’événement sont limitées à 350. Il convient aux participants souhaitant assister à l’événement à la dernière minute de s’assurer de la disponibilité des billets sur le site exsitu-congres.com. Certaines conférences étant dispensées en anglais, il convient aux personnes non bilingues de louer des casques audio récepteurs pour les traductions.
• Tarif du PASS RR2 – 2 jours : 110 euros (casque audio récepteur non inclus).
– Placement libre à partir de la rangée 6.
Pour les personnes à mobilité réduite (PMR), merci de réserver un PASS RR2 PMR sur la page de notre billetterie.
• Tarif du PASS RR3 – 2 jours (pass + avantages) : 160 euros.
Ce pass vous donne accès à :
– Placement libre des rangées 3 à 5.
– Un casque récepteur pour la traduction des conférences (voir mention sur la location des casques, ARTICLE 7).
– Un Pass BAR vous donnant droit à 3 consommations de votre choix par jour.
– L’affiche du congrès.
– Le sac officiel de l’événement.
• Tarif du Pass RR4 – 2 jours (pass VIP) : 230 euros (24 places disponibles).
Ce PASS est identique au pass 2 jours RR3, mais vous donne accès à des avantages supplémentaires :
– Placement libre à la rangée 2.
– Une ré-édition « spécial congrès EX-SITU » de l’ouvrage de Marie-Thérèse de Brosses « Enquête sur les enlèvements extraterrestres » (limité à 32 exemplaires).
– Un Pass BAR vous donnant droit à 3 consommations de votre choix par jour,
– Un casque récepteur pour la traduction des conférences (voir mention sur la location des casques, ARTICLE 7).
– L’affiche du congrès,
– Le sac officiel du congrès + cadeaux de nos partenaires (livres ou revues, etc.).
• Tarif du Pass RR5 – 2 jours (pass VIP PLUS) : 350 euros (8 PASS disponibles).
Ce PASS est identique au PASS RR4, et vous donne droit à des avantages complémentaires :
– Sièges réservés à la première rangée.
– Le tout dernier ouvrage de Whitley Strieber (en anglais uniquement) – sortie prévue en février 2025 (qui sera à dédicacer sur place le jour du congrès).
– Une ré-édition « spécial congrès EX-SITU » de l’ouvrage de Marie-Thérèse de Brosses « Enquête sur les enlèvements extraterrestres » (limité à 32 exemplaires).
– Accès prioritaire et coupe-file au bar (open bar).
– Invitation à la soirée privée EX-SITU, en présence des conférenciers (buffet dînatoire dans un restaurant gastronomique de Carcassonne – régime alimentaire végétarien et vegan proposé).
– La “visite” privée de Rennes-le-Château le lundi 30 juin avec deux invités que nous gardons secret (le lieu et l’heure de rendez-vous, vous seront communiqués à l’accueil du congrès dès l’ouverture de l’événement – l’accès à cette visite est nominative et ne pourra être cédée à une tierce personne).
– Un tirage signé de Whitley Strieber sur papier photo au format 70x100cm, provenant de l’exposition « Whitley Strieber memories » – tirage limité à 8 exemplaires. Les tirages numérotés seront répartis aux détenteurs des PASS RR5 et choisis par ces derniers selon leur ordre d’arrivée (en cas d’annulation de la venue du conférencier par ce dernier, nous ne pourrons être tenus responsables si le tirage n’est pas signé).
• PASS BAR : 10 euros
Le pass BAR vous permet d’acheter des boissons et des collations dans l’espace du congrès. Ce pass vous donne accès à un crédit de consommation de 12 euros valable durant les deux jours de l’événement, pour tous les produits proposés sur l’espace BAR. Ce pass peut être acheté à tout moment sur place. Ce pass n’est pas restreint à un seul utilisateur ; il peut être utilisé pour plusieurs personnes.
• Location d’un casque récepteur audio : 12 euros.
Un casque de traduction audio est inclus dès l’achat d’un Pass RR3 et VIP/RR4/RR5. Le casque audio récepteur de traduction vous permet de suivre les conférences en français et en anglais. Durant les deux jours du congrès, les conférences seront dispensées en anglais et en français. Les personnes non bilingues sont invitées à réserver un casque audio de traduction. Veuillez être informé que ces casques seront distribués à l’entrée de la salle des conférences au premier étage, avant chaque début de conférence, et récupérés par nos hôtes et hôtesses à la fin de chaque conférence, en échange d’une pièce d’identité. Attention : aucun casque ne pourra être loué sur place le jour de l’événement. Toute perte ou casse d’un casque sera facturé de 100 euros à la fin de l’événement (voir Article 7).
Note sur les PASS :
– EX-SITU se réserve le droit de déplacer d’une rangée les visiteurs en cas de présence d’invités exceptionnels ou pour la presse.
– Des bracelets remis sur présentation de vos billets/facture d’achat à l’entrée de l’événement devront être attachés au poignet. En cas de perte ou de vol de votre bracelet, le participant ne pourra prétendre à aucun remboursement et ne sera pas autorisé à assister aux conférences.
1.2 Facture
La facture que reçoit l’internaute après son achat fait office de billet d’entrée qu’il devra présenter à l’accueil (depuis son smartphone ou en version imprimée), en échange d’un bracelet de couleur correspondant au pass acheté.
1.3 Tarif de location d’un espace publicitaire sur l’événement
Il est possible de louer des espaces publicitaires dans l’enceinte de la salle des congrès. Les tarifs et toutes les conditions générales de vente vous seront communiqués par courriel. Merci de nous contacter à l’adresse : info@exsitu-congres.com.
ARTICLE 2 – ENREGISTREMENT DE LA COMMANDE
Toute commande passée sur le site www.exsitu-congres.com est suivie d’un enregistrement par nos soins et d’un courriel envoyé au plus tard dans les 24h. Si l’internaute ne reçoit aucune confirmation par email, il devra consulter sa boîte de spams et, en dernier lieu, nous contacter directement à l’adresse : visit@exsitu-congres.com.
ARTICLE 3 – VALIDATION
Le visiteur reconnaît avoir pris connaissance et accepté les présentes conditions générales de vente avant le paiement de sa commande. La validation de celle-ci vaut donc acceptation des présentes conditions générales de vente.
ARTICLE 4 – PAIEMENT
Les moyens de paiement sur le site d’EX-SITU.COM sont : cartes bancaires (VISA, MasterCard, American Express, Maestro) ou virement bancaire.
ARTICLE 5 – SÉCURISATION DES PAIEMENTS ET DES DONNÉES PERSONNELLES
5.1 Toute transaction effectuée via le site www.exsitu-congres.com est sécurisée par la plateforme de paiement automatisée HelloAsso et Billetweb.
5.2 Données personnelles
Les informations et données vous concernant sont nécessaires à la gestion de votre commande. Ces informations sont également conservées à des fins de sécurité, dans le but de respecter les obligations légales et réglementaires, et de nous permettre d’améliorer et de personnaliser les services que nous vous proposons, ainsi que les informations que nous vous adressons.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter nos mentions légales et politiques de confidentialité.
Conformément à la réglementation sur la protection des données personnelles, vous pouvez exercer vos droits (accès, rectification, suppression, opposition, limitation et portabilité le cas échéant) par courriel à l’adresse : info@exsitu-congres.com.
Si votre numéro de téléphone est recueilli au moment de votre commande, nous vous informons qu’il ne sera utilisé que pour la bonne exécution de celle-ci, ou pour vous contacter afin de vous tenir informé d’un changement, d’une modification de son état.
EX-SITU s’engage à ne pas transmettre votre numéro de téléphone à des tiers. La loi n°2014-344 du 17 mars 2014 relative à la consommation permet à toute personne de refuser d’être démarchée par un professionnel avec lequel elle n’a pas de relation contractuelle en cours. Le consommateur peut souscrire gratuitement et à tout moment au service d’opposition au démarchage téléphonique proposé par le gouvernement à l’adresse : bloctel.gouv.fr.
ARTICLE 6 – REMBOURSEMENT DES PASS ET ANNULATION
6.1 Conformément à l’article L 221-28 du Code de la Consommation, les billets de spectacle ne font pas l’objet d’un droit de rétractation. Toutefois, de manière exceptionnelle, en cas de rétractation, toute commande de billet effectuée via le site www.exsitu-congres.com pourra faire l’objet d’un remboursement si la demande est effectuée dans un délai de 14 jours ouvrables après l’achat, et ce, sur simple demande à l’adresse email : visit@exsitu-congres.com
Tout remboursement sera effectué dans un délai maximum de 72h, directement via le mode de paiement utilisé lors de la commande. Si vous avez réglé par carte bancaire, l’argent sera crédité directement sur la carte ayant servi à l’achat. Veuillez noter que des frais de remboursement seront déduits du montant final qui vous sera remboursé, peu importe le moyen de paiement utilisé :
Remboursement par virement, ou chèque bancaire :
Tout remboursement par virement sera majoré de frais de commission de 3 %. Les remboursements pour des commandes effectuées par chèque seront établis par virement bancaire (l’acheteur devra nous transmettre un RIB).
Remboursement par CB :
Tout achat effectué par carte bancaire sera intégralement remboursé.
6.2 Les PASS sont nominatifs. Toutefois, une personne ayant acheté une ou plusieurs entrées est libre de les revendre à une tierce personne. Il sera toutefois demandé à l’entrée de présenter la facture originale. EX-SITU ne pourra être tenu responsable du prix d’un billet revendu plus cher que son prix initial. Il convient que l’acquéreur connaisse les tarifs des pass en vente sur www.exsitu-congres.com.
6.3 Le droit au remboursement revient exclusivement à l’acheteur ayant passé commande sur le site www.exsitu-congres.com. Une personne ayant racheté un PASS à une tierce personne ne pourra prétendre à un quelconque remboursement, même dans le délai des 14 jours ouvrables.
6.4 EX-SITU décline toute responsabilité concernant les anomalies pouvant survenir en cours de commande, de traitement ou d’impression de la facture imprimable à domicile.
6.5 En cas de duplication frauduleuse d’une facture faisant office de justification de Pass, seule la première personne détentrice de la facture présentée à l’entrée pourra accéder à l’événement. L’acheteur demeure responsable de l’utilisation qui est faite de sa facture (une pièce d’identité pourra lui être demandée).
6.6 En cas de force majeure, indépendante de la volonté de l’organisateur et du gestionnaire (Mairie de Carcassonne), qui imposerait une annulation complète de l’événement EX-SITU (confinement, menaces d’attentats, manifestations, destruction complète ou partielle du lieu de l’événement, etc.), un remboursement intégral des pass sera effectué, sans frais ni majoration.
6.7 EX-SITU ne peut pas être tenu responsable en cas d’annulation de dernière minute de la part d’un ou plusieurs de ses conférenciers. En cas d’annulation et dans la mesure du possible, un ou plusieurs conférenciers de remplacement pourront être proposés. Dans ces deux cas, aucun remboursement ne pourra être effectué.
ARTICLE 7 – LOCATION DES CASQUES AUDIO RÉCEPTEURS
Les casques audio récepteurs vous permettent de suivre les conférences en anglais ou en français. Ils ne sont pas obligatoires, mais ils sont inclus ou non dans le pass sélectionné lors de l’achat de votre billet. Aucun casque ne pourra être loué sur place le jour de l’événement. Les casques sont distribués à l’entrée de la salle de conférences, et récupérés lors de toute sortie de cette dernière (pendant ou après une conférence). Une pièce d’identité en gage de caution vous sera demandée lors du retrait des casques, en échange d’un ticket qui devra être conservé durant les deux jours de l’événement.
Votre pièce d’identité vous sera rendue dès le retour du casque. La location d’un casque audio implique la responsabilité du loueur. En cas de perte, de vol ou de casse, il sera demandé au participant une indemnité de 100 euros TTC par casque, à régler sur place.
ARTICLE 8 – SERVICE CLIENTÈLE ET SUIVI DE COMMANDE
Pour toute information ou question, notre service clientèle est à votre disposition par courriel à l’adresse visit@exsitu-congres.com.