Charte du Congrès
Le présent règlement a un caractère général et s’applique au congrès EX-SITU.
Le Congrès EX-SITU se tiendra les 28 et 29 juin 2025 à la salle des congrès de l’ODEUM de Carcassonne (11), au 4 place Jussieu, 75005 Paris. Il est organisé par l’association Odyssée des Terres Inconnues.
Ouverture au public à 8h15 et fermeture à 18h. Tout changement de ces horaires avant l’événement vous sera communiqué par courriel. Il sera demandé aux visiteurs de quitter les lieux à 17h le dimanche.
En acceptant nos conditions générales de vente, le participant accepte toutes les prescriptions ainsi que celles que des circonstances particulières ou nouvelles imposeraient. Il s’engage, en outre, à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur qui suivent.
ARTICLE 2 – ACCÈS À L’ÉVÉNEMENT
2.01 Des bracelets « laissez-passer », donnant le droit d’accès à l’événement, seront délivrés aux visiteurs le jour de leur arrivée en échange de la facture d’achat de l’événement, dans des conditions déterminées par l’organisateur.
2.02 L’accès à l’événement est strictement interdit aux chiens et animaux à quatre pattes (sauf dérogation spéciale). En cas de non-respect de ces conditions, l’organisateur se réserve le droit d’expulser le propriétaire et l’animal de l’événement.
2.03 Captation de l’événement : les participants doivent être informés que l’intégralité des conférences pourra être filmée durant toute la durée de l’événement. En souscrivant à un PASS RR3 ou RR4, le public s’expose à apparaître sur les images, vidéos ou films qui pourraient être produites après l’événement.
Les personnes qui ne souhaiteront pas être filmées, sont invitées à opter pour l’achat d’un PASS RR2. En outre, elles seront informées dès leur arrivée au moyen d’affichages et d’annonces présentes dans le hall du congrès, des numéros de rangées qui ne seront pas soumis à la captation du public.
ARTICLE 3 – STATIONNEMENT ET PARKING
Aucune aire de stationnement ni de parking ne sera proposée sur place. Il convient aux visiteurs de prendre leurs dispositions pour le stationnement de leur véhicule. Toute infraction ou verbalisation survenant dans le cadre de l’événement ne pourrait être de la responsabilité d’EX-SITU.
ARTICLE 4 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR
4.01 L’organisateur se réserve le droit d’interdire l’entrée ou d’expulser toute personne dont la présence ou le comportement seraient préjudiciables à la sécurité, à la tranquillité ou à l’image de la manifestation.
4.02 Enseignes et affiches : il est interdit de placer des panneaux publicitaires ou des enseignes à l’intérieur de l’enceinte de l’événement qui n’auraient pas été validés ou acceptés préalablement par l’organisateur.
4.03 L’hygiène et la sécurité devront être appliquées selon les réglementations en vigueur. Conformément à la législation sur les mesures sanitaires du moment, il pourra être demandé aux visiteurs d’appliquer et d’engager des actions préventives et barrières à la COVID, telles que le port du masque, si la situation l’exigeait.
4.04 Pour des raisons de sécurité, il est strictement interdit de fumer dans la zone de réception et la salle des congrès. De même, sont formellement interdits dans l’enceinte de l’événement : le cannabis et autres produits stupéfiants. Les alcools ramenés depuis l’extérieur seront également proscrits.
4.05 Afin de ne pas perturber la tenue des conférences, il est interdit de jouer d’un instrument de musique dans l’enceinte de l’espace du congrès, sauf autorisation préalable.
4.06 Sauf autorisation exceptionnelle, il est strictement interdit de filmer les conférences, quelles qu’elles soient, ou de réaliser des captations vidéo dans l’enceinte du congrès durant le week-end.
ARTICLE 5 – APPLICATION DE LA CHARTE
Toute infraction aux dispositions des présentes ainsi qu’à toutes dispositions réglementant la sécurité de l’événement pourra entraîner, suite au constat de l’organisation, l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive du visiteur.